Υπηρεσίες

Οι παρεχόμενες υπηρεσίες κατά τη διοργάνωση Συνεδρίων αφορούν:

  • Σχεδιασμό και επίβλεψη Συνεδρίου
  • Οικονομική διαχείριση
  • Γραμματειακή υποστήριξη
  • Μεταφορές
  • Ξενοδοχεία - Διαμονή
  • Μεταφράσεις
  • Catering
  • Προγράμματα συνοδών μελών
  • Προγράμματα ψυχαγωγίας & διασκέδασης
  • Οπτικοακουστική κάλυψη
  • Εκθεσιακά περίπτερα
  • Ασφάλεια χώρων
  • Συνεδριακό υλικό και αναμνηστικά
Αναλυτικά ακολουθούν οι παρεχόμενες υπηρεσίες ανά τομέα:

1. Γραμματειακός Τομέας
2. Τυπογραφικός Τομέας
3. Εκθεσιακός - Διαφημιστικός Τομέας
4. Επιστημονικός Τομέας / Τεχνική Κάλυψη

1. Γραμματειακός Τομέας

Πριν την εκδήλωση:

- Επικοινωνία με τους ενδιαφερόμενους (άτομα ή/και Εταιρείες/Χορηγούς) και πρόσκληση συμμετοχής.
- Γραπτή επιβεβαίωση των προφορικών συμφωνιών της Οργανωτικής Επιτροπής (ΟΕ) με τους κύριους χορηγούς.
- Διεκπεραίωση αλληλογραφίας της ΟΕ με Έλληνες και ξένους προσκεκλημένους ομιλητές.
- Αποστολή πρώτης ανακοίνωσης και λοιπού συνεδριακού υλικού στους ενδιαφερομένους.
- Παραλαβή των Δελτίων συμμετοχής και τήρηση μηχανογραφημένου αρχείου προεγγεγραμμένων.
- Επιμέλεια εξασφάλισης δωματίων για την διαμονή των συνέδρων με ειδικές τιμές.
- Επιμέλεια εξασφάλισης των αναγκαίων μεταφορικών μέσων για την μετακίνηση των συνέδρων (κρατήσεις αεροπορικών κλπ. εισιτηρίων).
- Επιμέλεια κατασκευής και παράδοσης στους συνέδρους χαρτοφυλάκων (μετά του σχετικού περιεχομένου), κονκάρδων (badges), αναμνηστικών δώρων.
- Επιμέλεια εξασφάλισης της μετακίνησης και της διαμονής των ξένων προσκεκλημένων (πούλμαν, taxi, κλπ).
- Προετοιμασία ενημερωτικού εντύπου Συνέδρων.
- Επιμέλεια διοργάνωσης όλων των κοινωνικών εκδηλώσεων που θα πραγματοποιηθούν στα πλαίσια του Συνεδρίου (coffee breaks, δεξιώσεις, επίσημο δείπνο, εκδρομές κλπ.).

Κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης:

- Σχεδιασμός και διαμόρφωση του χώρου της Γραμματείας στο συνεδριακό κέντρο.
- Συλλογή και προετοιμασία του υλικού των συνέδρων και μεταφορά του στο συνεδριακό κέντρο.
- Εποπτεία κατά το στήσιμο της δομής της έκθεσης.
- Πλήρη γραμματειακή υποστήριξη.
- Οργάνωση και επιμέλεια Εναρκτήριας Τελετής και Τελετής Λήξεως.
- Προεγγεγραμμένοι
- Οn site εγγραφές
- Information desk εκθετών Information desk συνέδρων-συνοδών μελών
- Έλεγχος ομαλής λειτουργίας συνεδριακού χώρου (αλλαγή ονομάτων προεδρείου, παραλαβή ομιλιών κλπ.)
- Επιμέλεια διοργάνωσης συνέντευξης τύπου (προσκλήσεις στους δημοσιογράφους, πληροφοριακό υλικό, coktail κλπ).
- Εγγραφές και παράδοση του υλικού στους συνέδρους.
- Παράδοση πιστοποιητικών παρακολούθησης.
Επιπλέον:

  • επαφές με ειδικούς μεταφραστές
  • επαφές με ξεναγούς
  • επαφές με αεροπορικές εταιρείες για ειδική συμφωνία εισιτηρίων
  • επιμέλεια ειδικών βραβεύσεων συνέδρων

Μετά τη λήξη των εργασιών της εκδήλωσης:

- Σύνταξη και αποστολή ευχαριστηρίων επιστολών προς τους συμμετέχοντες στο συνέδριο.
- Σύνταξη και παράδοση λίστας συμμετεχόντων σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή στην Οργανωτική Επιτροπή του Συνεδρίου.
- Παράδοση του εναπομείναντος υλικού του συνεδρίου αμέσως μετά την λήξη των εργασιών του.
- Εκκαθάριση και απόδοση των λογαριασμών του συνεδρίου στην ΟΕ μετά τη λήξη των εργασιών του.

2. Τυπογραφικός Τομέας

Επιμέλεια και διεκπεραίωση πάσης φύσεως τυπογραφικών εργασιών:

- Πρώτη ανακοίνωση του συνεδρίου & αντίστοιχοι φάκελοι (φόρμες εγγραφής και περιλήψεων).
- Αφίσα του συνεδρίου - λογότυπο συνεδρίου.
- Δελτίο συμμετοχής σε εκδηλώσεις.
- Τελικό πρόγραμμα.
- Βεβαίωση παρακολούθησης.
- Εκτύπωση συνεδριακών καρτών (name tags).
- Τεύχος περιλήψεων.
- Τόμος πρακτικών.


3. Εκθεσιακός - Διαφημιστικός Τομέας

- Επιμέλεια εξασφάλισης του εκθεσιακού χώρου/μελέτης και αρχιτεκτονικής κάτοψης με τη μέγιστη δυνατή αξιοποίηση του ωφέλιμου χώρου.
- Επικοινωνία με τις ενδιαφερόμενες εταιρείες για την ενοικίαση περιπτέρου στην έκθεση του συνεδρίου, αφού προηγηθεί συμφωνία με τους κύριους χορηγούς για τη διάθεση του εκθεσιακού χώρου.
- Σύνταξη συμβολαίων για την ενοικίαση περιπτέρου και αποστολή τους στους εκθέτες μαζί με την αρχιτεκτονική κάτοψη του εκθεσιακού χώρου.
- Τήρηση των λογαριασμών των εκθετών και είσπραξη των οφειλομένων ποσών.
- Επιμέλεια κατασκευής δομής του εκθεσιακού χώρου.
- Επιμέλεια εξασφάλισης security για τον χώρο της έκθεσης.
- Διάθεση διαφημιστικού χώρου στα έντυπα του συνεδρίου.

Επιπροσθέτως το CPR προσφέρει στην Ο.Ε την πλήρη τηλεοπτική & ραδιοφωνική κάλυψη καθώς & την δημοσίευση από τον Τύπο (αναγγελία - πορεία & ολοκλήρωση του Συνεδρίου).

4. Επιστημονικός Τομέας / Τεχνική Κάλυψη

Εξεύρεση του συνεδριακού χώρου και επιμέλεια εξασφάλισης του αναγκαίου οπτικοακουστικού εξοπλισμού (όπου χρειασθεί) το οποίο θα περιλαμβάνει:

α. Μεγαφωνικό - Μικροφωνικό
β. Προβολικό
γ. Μεταφραστικό

- Εύρεση έμπειρων τεχνικών για την μεταφορά, εγκατάσταση και χειρισμό των ανωτέρω.
- Εξεύρεση μεταφραστών για ταυτόχρονη μετάφραση.
- Απασχόληση διερμηνέων.
(Ο αριθμός και το μέγεθος των ανωτέρω θα εξαρτηθεί από τις ανάγκες του συνεδρίου).